Zamówienia publiczne to ogromny rynek. Oferuje szanse małym i średnim firmom. Sektor publiczny potrzebuje nowoczesnych rozwiązań. Skuteczne zarządzanie przetargami i procesami wewnętrznymi przynosi korzyści obu stronom.
Rynek zamówień publicznych w liczbach
Sektor publiczny to duży klient. Wydaje znaczne środki. W Niemczech roczny wolumen zamówień publicznych wynosi co najmniej 300 miliardów euro. Wydatki publiczne w pierwszej połowie 2021 roku przekroczyły 52 miliardy euro. W tym okresie zarejestrowano prawie 87 000 zamówień.
Małe i średnie przedsiębiorstwa (MŚP) stanowią większość firm. W Austrii 99,6% firm to MŚP. Zatrudniają ponad 2 miliony osób. Udział MŚP w zamówieniach publicznych jest ważny. Stanowi często niedoceniany element ich rozwoju.
Ministerstwo Gospodarki i Ochrony Klimatu (BMWK) w Niemczech podkreśla znaczenie MŚP. Chcą ułatwić im dostęp do publicznych zleceń.
Jak MŚP mogą skutecznie uczestniczyć w przetargach?
Udział w publicznych przetargach bywa wyzwaniem. Procedury są złożone. Wymagają znajomości przepisów. Staranne przygotowanie jest kluczowe.
Przedsiębiorstwa muszą spełnić kryteria formalne. Muszą też wykazać odpowiednie kwalifikacje. Brak spełnienia wymogów grozi wykluczeniem.
Jak zwiększyć swoje szanse?
- Szukaj odpowiednich przetargów. Korzystaj ze specjalistycznych portali. Przykładem są platformy eVergabe, TED lub krajowe portale.
- Używaj słów kluczowych i kodów CPV (Common Procurement Vocabulary). Kod 72000000-5 dotyczy usług IT.
- Przygotuj atrakcyjną ofertę. Dopasuj ją do specyficznych potrzeb zamawiającego. Unikaj ogólnych materiałów sprzedażowych.
- Zadbaj o aktualne referencje. Wybieraj projekty, które możesz przedstawić. Przygotuj osoby kontaktowe gotowe do udzielenia informacji.
- Rozważ rozpoczęcie od mniejszych projektów. Pozwolą one zbudować portfolio referencji.
- Planuj z wyprzedzeniem. Procedury przetargowe mogą trwać długo. Zostaw sobie czas na przygotowanie dokumentacji.
- Utrzymuj proaktywny kontakt z zamawiającym. Zadawaj pytania, jeśli coś jest niejasne.
Ważne: Przepisy dotyczące zamówień publicznych różnią się. Różnice występują na poziomie federalnym, krajowym i lokalnym.
Etapy procesu przetargowego dla oferentów
Proces ubiegania się o zamówienie publiczne ma swoje etapy. Oto typowa ścieżka:
- Znajdź pasujące ogłoszenia.
- Wykorzystaj słowa kluczowe i kody CPV do wyszukiwania.
- Zgłoś zainteresowanie zamówieniem.
- Opracuj i złóż ofertę.
- Poczekaj na ocenę Twojej oferty.
- Przygotuj się na ewentualną prezentację.
- Otrzymaj informację o wyborze oferty i rozpocznij projekt.
Sukces wymaga wytrwałości. Jak mówi Susanne Kurz z KOINNO: „Tylko kto jest wytrwały, ten odniesie sukces.”
Jakie kryteria oceny ofert stosują zamawiający?
Kryteria oceny mogą być różne. Często obejmują cenę, jakość, termin dostawy. Ważna bywa również dotychczasowa wydajność oferenta.
Optymalizacja zarządzania przetargami w sektorze publicznym
Zamówienia publiczne to także wyzwanie dla zamawiających. Muszą działać efektywnie. Muszą też przestrzegać licznych regulacji prawnych. Ustawa przeciwko ograniczeniom konkurencji (GWB) i rozporządzenia jak VgV czy UVgO stanowią ramy prawne.
Jak usprawnić procesy po stronie publicznej?
- Stosuj strategiczne zarządzanie grupami towarowymi. Pomaga to lepiej planować zakupy.
- Włączaj interesariuszy w proces zakupowy wcześnie. Zapewnia to lepsze zrozumienie potrzeb.
- Komunikuj proaktywnie potrzeby rynku. Zachęca to firmy do składania ofert.
- Zadbaj o jasne instrukcje w dokumentacji przetargowej. Ułatwia to oferentom przygotowanie oferty.
- Ustawiaj praktyczne terminy składania ofert. Daje to firmom realny czas na przygotowanie.
- Nie zapominaj o publikacji informacji o udzielonych zamówieniach. Jest to obowiązkowe po przekroczeniu progu 50 000 euro.
Prof. Michael Eßig to ekspert w dziedzinie zamówień publicznych. Zastanawia się:
„Jak może stać się bardziej wydajnym i skutecznym?”
Efektywność jest celem.
Wyzwania i rozwiązania dla zamawiających
Birokracja często spowalnia procesy. Instytucje publiczne narzekają na długie procedury. Złożone przepisy i wysoki nakład pracy administracyjnej to bariery. Przetargi publiczne mogą trwać miesiącami, a nawet latami.
Przykład Estonii pokazuje możliwości. Dzięki konsekwentnej strategii e-government Estonia przyspieszyła procesy przetargowe o 50%. Elektroniczne platformy przetargowe (E-Vergabe) są kluczowe. Pomagają w automatyzacji. Algorytmy mogą automatycznie sprawdzać oferty.
Wiedeń stosuje przejrzyste platformy przetargowe. EMMIE to przykład cyfrowego rozwiązania dla przetargów. Systemy jak eVergabe.de oferują zarządzanie przetargami online. Oszczędzają czas i papier. Wspierają zgodność z przepisami. Są ważne dla gmin i organów państwowych.
Region Hanoweru i powiat Nordsachsen wybrały system AI Vergabemanager. Miasto Lipsk stawia na cyfrową transformację. Współpraca z firmami takimi jak eVergabe.de GmbH pomogła zdigitalizować procesy.
Rola technologii i sztucznej inteligencji
Cyfryzacja zmienia zamówienia publiczne. Sztuczna inteligencja (AI) ma duży potencjał. Może pomóc na każdym etapie procesu przetargowego.
Jak KI wspiera przetargi?
- Wyszukiwanie ogłoszeń: Filtry AI pomagają znaleźć pasujące projekty. Można je stale udoskonalać.
- Analiza i wybór: KI analizuje dane. Może rekomendować projekty zgodne z celami firmy.
- Tworzenie ofert: Narzędzia AI wspomagają pisanie. Optymalizują język. Automatycznie sprawdzają kompletność dokumentów.
- Weryfikacja i złożenie: Automatyczne funkcje sprawdzania i przypominania pomagają dotrzymać terminów.
- Analiza po przetargu: KI pomaga wyciągać wnioski. Pozwala optymalizować przyszłe strategie.
Vergabepilot.AI to przykład rozwiązania opartego na KI. Wspiera różne etapy procesu. Firma Ciconia Systems GmbH stoi za tym narzędziem. Technologie takie jak przetwarzanie języka naturalnego (NLP) i uczenie maszynowe (ML) są podstawą tych systemów.
W sektorze publicznym technologie GovTech oferują innowacyjne rozwiązania. GovMind zidentyfikował 370 start-upów GovTech w 2022 roku. Niestety, w 2023 roku start-upy uzyskały tylko 6% swoich obrotów od sektora publicznego. Istnieją dążenia do uproszczenia prawa zamówień publicznych. Ma to promować współpracę ze start-upami.
Sztuczna inteligencja, Cloud Computing i Cyfrowe Bliźniaki to przyszłe technologie dla administracji.
Czy administracja potrzebuje innowacji?
Tak, administracja publiczna potrzebuje innowacyjnego impulsu. Powinna szybciej wdrażać cyfryzację. Decydenci powinni wdrażać nowe rozwiązania wspólnie ze start-upami.
Optymalizacja procesów realizacji zamówień (Auftragsabwicklung)
Realizacja zamówienia to centralny proces w każdej firmie. Obejmuje wszystkie działania od przyjęcia zlecenia do dostawy i płatności. Efektywne zarządzanie tym procesem obniża koszty. Przyspiesza operacje. Minimalizuje błędy. Zadowolenie klientów jest kluczowe dla sukcesu.
Ważni aktorzy w tym procesie to klienci, dostawcy i działy wewnętrzne. Ineffiziente struktury procesów prowadzą do marnotrawstwa. Powodują nieproduktywną pracę. Znacznie wydłużają czas realizacji. Długie czasy realizacji często oznaczają wyższe koszty.
Proces realizacji zamówienia to dobra podstawa do kompleksowej optymalizacji procesów.
Jak zoptymalizować realizację zamówień?
- Zidentyfikuj słabe punkty w obecnym procesie.
- Zastosuj nowoczesne technologie do automatyzacji. Systemy ERP, CRM, czy narzędzia do zarządzania przepływem pracy są pomocne.
- Standaryzuj i automatyzuj procesy. Minimalizuje to błędy i opóźnienia.
- Wdrażaj cyfrowe rozwiązania. Systemy oparte na KI mogą wyodrębniać dane z dokumentów. OCR (Optical Character Recognition) i algorytmy ML są tu wykorzystywane.
- Zapewnij szkolenia dla pracowników. Skuteczne wykorzystanie systemów cyfrowych jest ważne.
- Utrzymuj elastyczność i skalowalność procesów. Pozwala to reagować na wzrost liczby zamówień.
- Regularnie analizuj skuteczność nowych procesów. Ustanów feedback i kontrolę jako ciągły proces.
- Redukuj wewnętrzną podatność na błędy. Zmniejszaj marnotrawstwo zasobów.
- Zwiększaj terminowość dostaw. Poprawia to zadowolenie klientów.
TCW Transfer-Centrum GmbH & Co. KG z Monachium zajmuje się optymalizacją procesów. Sugerują analizę interfejsów na początku projektu. Zalecają zdefiniowanie zespołu projektowego z przedstawicielami wszystkich zaangażowanych funkcji. Proponują warsztaty GENESIS do analizy i optymalizacji.
Jakie problemy występują często w realizacji zamówień?
Typowe problemy to długie czasy realizacji. Pojawiają się opóźnienia. Częste są nieporozumienia i reklamacje. Mogą wystąpić kary umowne.
Podsumowanie i przyszłość
Udział w zamówieniach publicznych to szansa dla MŚP. Wymaga jednak przygotowania. Sektor publiczny dąży do większej efektywności. Cyfryzacja i automatyzacja procesów są kluczowe. Technologie takie jak AI odgrywają rosnącą rolę. Pomagają zarówno oferentom, jak i zamawiającym.
Optymalizacja wewnętrznych procesów realizacji zamówień jest równie ważna. Prowadzi do obniżenia kosztów. Poprawia zadowolenie klientów. Firmy powinny inwestować w nowoczesne systemy. Powinny też szkolić swoich pracowników.
Przyszłość zamówień publicznych to mniej biurokracji. To więcej cyfrowych rozwiązań. To także większe otwarcie na innowacje. Zarówno przedsiębiorstwa, jak i administracja, mogą zyskać na tej transformacji.
Zarządzanie przetargami i procesami realizacji zamówień to obszary strategiczne. Ich optymalizacja przynosi realne korzyści. Warto w nią inwestować.
Zobacz także: